Educação corporativa on-line: como planejar e estimar custo

A educação corporativa on-line é muito mais do que um simples treinamento virtual oferecido por uma empresa aos seus funcionários. Ela está relacionada ao  aumento da competitividade de seus produtos ou serviços, bem como ao aumento da motivação e engajamento. É cada vez maior a preocupação das empresas em manter as equipes de trabalho treinadas para realizarem com eficácia as tarefas diárias, baterem metas e atenderem bem os clientes. 

Métodos tradicionais de capacitação, com treinamentos longos e presenciais – têm se mostrado cada vez menos eficazes. O mercado tem mudado a uma velocidade maior do que muitas empresas conseguem acompanhar. Nesse cenário, é crescente a demanda por profissionais com formação pontual, específica e rápida. A necessidade de desenvolvimento de competências passa a ser contínua. Dessa forma, a educação corporativa on-line passa a ser vista como uma iniciativa estratégica, que deve contribuir para formar profissionais com desempenho que atenda às expectativas de uma organização em constante mudança.

Muitas empresas estão implantando iniciativas de educação corporativa por meio das universidades corporativas on-line. Uma universidade corporativa consiste de uma instituição com foco exclusivo na formação dos profissionais que trabalham em uma empresa. Ou seja, não se trata de uma universidade convencional, e sim de uma instituição de apoio à formação de pessoas de uma organização. Trata-se de uma iniciativa estratégica vinculada a empresas públicas ou privadas com o objetivo capacitar os colaboradores para reduzir custos e obter rapidez na formação de mão de obra estratégica. É uma prática de gestão de pessoas para promover o desenvolvimento dos colaboradores, a gestão do conhecimento e o crescimento da empresa. No Brasil, várias empresas de médio e grande porte já aderiram a essa forma de capacitação de profissionais, optando pela educação corporativa on-line.  Veja os casos da Nexa, do Grupo Horizonte e da FAMAP.

As vantagens de implantar iniciativas de educação corporativa on-line são muitas: 

  • Flexibilidade para realização de turmas em que os colaboradores estudem nos horários de sua preferência;
  • Cada colaborador pode estudar de acordo com seu ritmo próprio de aprendizagem, com autonomia;
  • De acordo com o interesse do colaborador, é possível rever conteúdos quantas vezes for necessário, bem como acessar o conteúdo na ordem desejada;
  • Por meio de feedback imediato ao longo do curso (não apenas no final), o aluno tem a possibilidade de rever as áreas em que teve dificuldades, evitando que elas se acumulem e prejudiquem o aproveitamento do curso. Na modalidade presencial, o aluno deve continuar acompanhando a turma mesmo se tiver dificuldades em algum ponto durante sua jornada.

Apesar das universidades corporativas já serem realidade para muitas empresas desde os anos 1990, a criação de universidades corporativas on-line é um fenômeno mais recente. Muitas empresas já reconhecem as necessidades e vantagens da educação corporativa on-line, mas possuem dificuldades sobre como planejar e implementar esse tipo de instituição, bem como calcular custo e retorno do investimento (ROI). O objetivo deste artigo é servir de guia para o planejamento, cálculo do custo de uma universidade corporativa on-line.  

Como fazer o planejamento da universidade corporativa on-line da sua empresa

O planejamento de qualquer nova iniciativa que se esteja implantando em uma empresa envolve responder a 5 perguntas básicas: por que implantar essa iniciativa? O que deve ser feito? Quem está envolvido? Como fazer? Quando implantar e quanto custa? Essas 5 perguntas podem ser respondidas elaborando um plano da universidade corporativa on-line conciso e consistente. Este plano deve ser capaz de ajudar o responsável pela implementação da universidade corporativa on-line, bem como esclarecer para todos os envolvidos todas as informações pertinentes a essa iniciativa. 

Este capítulo te ajudará a planejar uma universidade corporativa on-line respondendo a essas perguntas. As próximas seções tratam de informações importantes a serem inseridas no plano da universidade corporativa on-line.

Objetivo deste projeto

Nesta seção deve ser escrito claramente e de forma sucinta o que deve ser feito, qual o objetivo do projeto de implantação de uma iniciativa de universidade on-line. Tente escrever em um parágrafo, não mais que isso. Seja específico em relação ao número de pessoas atendidas, as áreas que serão contempladas e às necessidades de treinamento. Veja o exemplo abaixo:

O objetivo deste projeto é implantar uma universidade corporativa on-line na empresa para atender as demandas de treinamento de 200 pessoas das diretorias de engenharia e manufatura. Devem ser contemplados, para esse público, os cursos de liderança, gestão de pessoas, comunicação interpessoal e feedback, negociação e solução de conflitos. A implantação da universidade corporativa on-line deve considerar a plataforma EAD e cursos on-line já produzidos por fornecedores que demonstrarem capacidade de proverem soluções de qualidade e escalabilidade. A universidade corporativa on-line deve ser implantada no prazo de um mês.  

Justificativa da universidade corporativa on-line

Nesta seção, escreva sobre as razões pelas quais é importante implantar essa iniciativa. Descreva as dores atuais da empresa, dores que precisam ser resolvidas com a iniciativa de universidade corporativa on-line. Esse texto não precisa ser extenso. Você pode inclusive escrever na forma de uma lista de itens. Abaixo um exemplo de dores e oportunidades mais comuns que as empresas enfrentam que justificam a implantação de uma universidade corporativa on-line:

Este projeto de implantação de uma universidade corporativa on-line se justifica devido ao seguinte contexto em que a empresa se encontra:

  • Dificuldade de liberar colaboradores para formar uma turma em que todos participem do treinamento no mesmo horário;
  • Dificuldade de estabelecer um ritmo para a turma que seja adequado para todos os participantes; (Em todas as turmas, existem os alunos avançados, medianos e retardatários)
  • Custos elevados para mobilização ou contratação de instrutores;
  • Custos elevados para mobilização de colaboradores (deslocamentos, hospedagens, alimentação, horas extras com deslocamento em caso de empresas descentralizadas);
  • Dificuldade de disseminar rapidamente um mesmo conhecimento para um número elevado de pessoas;
  • Dificuldade de aferir se o colaborador está absorvendo o conteúdo.

Benefícios da implantação deste projeto

Os benefícios tratam de valores tangíveis ou intangíveis obtidos após a implantação da universidade corporativa on-line. Normalmente, deve ser escrito na forma de aumento de coisas boas ou redução de coisas ruins. Abaixo um exemplo de benefícios mais comuns que as empresas ganham após a implantação de uma iniciativa de universidade corporativa on-line:

Após a implantação da universidade corporativa on-line, os seguintes benefícios são esperados:

  • Flexibilidade para realização de turmas em que os colaboradores estudem nos horários de sua preferência;
  • Cada colaborador pode estudar de acordo com seu ritmo de aprendizagem, com autonomia;
  • De acordo com o interesse do colaborador, é possível rever conteúdos quantas vezes for necessário, bem como acessar o conteúdo na ordem desejada;
  • Apesar de existir custo de produção do curso on-line, os custos de treinamento por aluno são consideravelmente menores do que na modalidade presencial, na medida em que o número de alunos aumenta;
  • Uma vez produzido um curso on-line, o conhecimento pode ser absorvido por todos os colaboradores ao mesmo tempo, de forma imediata;
  • Por meio das verificações de aprendizado e feedback imediato ao longo do curso (não apenas no final), o aluno tem a possibilidade de rever as áreas em que teve dificuldades, evitando que elas se acumulem e prejudiquem o aproveitamento do curso;
  • Melhoria dos seguintes indicadores de treinamento corporativo:
    • Quantidade de treinamentos realizados / mês
    • Quantidade de treinamentos previstos x realizado / mês
    • Quantidade de participantes de treinamento / mês
    • Investimentos em treinamentos por participantes (à medida que o número de participantes aumenta)
    • Percentual do orçamento de treinamento previsto x realizado / mês
    • Média de horas de treinamento por empregado / ano

Requisitos da universidade corporativa on-line

Nesta seção devem ser esclarecidas as características necessárias que a universidade corporativa on-line deve  ter. Quais são os cursos? De que forma devem ser oferecidos? Quais são as características essenciais da plataforma EAD onde a universidade corporativa será implantada? Quais são os critérios de qualidade? Quantas pessoas a solução deve suportar? Nós criamos um check-list que te ajudará a escolher a melhor plataforma EAD para sua universidade corporativa aqui

Lembre-se que requisitos são as necessidades específicas das empresas. Abaixo um exemplo de requisitos que podem fazer parte de uma iniciativa de implantação de uma universidade corporativa on-line:

A plataforma EAD onde a Universidade Corporativa será implantada deve atender aos seguintes requisitos:

  • Plataforma baseada na web 100% na nuvem com total gestão de segurança da informação, não sendo necessária a instalação de softwares nos dispositivos dos estudantes;
  • Compatível com todos os dispositivos: computador, tablet, celular;
  • Completa liberdade de nome de domínio para acesso à plataforma. Exemplo: universidadesuaempresa.com.br;
  • Hospedagem de vídeos em ambiente de streaming com possibilidade ou não de download de vídeos;
  • Incorporação de vídeos com player que se adapta à qualidade de conexão do aluno, permitindo que os vídeos sejam assistidos mesmo em uma conexão de dados com menor velocidade;
  • Liberdade ao estudante de estudar o curso pela ordem dos tópicos ou agrupados por objetivos de aprendizado;
  • Relatórios de engajamento do aluno, que mede de forma mais ampla as interações do aluno com o ambiente de ensino;
  • Possibilidade de incorporação de vídeos armazenados em serviços abertos de streaming como YouTube e Vimeo;
  • Cadastramento e matrícula pelos próprios estudantes;
  • Quizzes corrigidos automaticamente, com relatório indicando o que o aluno errou, com observações feitas pelo professor;
  • Autenticação por biometria através de padrão de digitação, identificando se o aluno que está fazendo o quizz é o mesmo aluno que foi autenticado na matrícula;
  • Possibilidade de anexar todo tipo de arquivo aos cursos: PDF, Power Point, Word, imagens, planilhas, áudios e vídeos;
  • Conquista de moedas e medalhas de acordo com o ritmo de estudos e engajamento dos alunos;
  • Ranking de comparação social entre participantes;
  • Serviço de manutenção da plataforma e suporte para dúvidas e problemas.

A universidade corporativa on-line deve prover acesso para 50 alunos, oferecendo os seguintes cursos para a quantidade de pessoas descritas abaixo, ministrados por professores de notório saber:

  • Liderança e gestão de equipes – 50 participantes;
  • Comunicação interpessoal e feedback – 50 participantes;
  • Inteligência emocional – 50 participantes;
  • Negociação e solução de conflitos – 50 participantes;
  • Design thinking – 20 participantes;
  • Gestão de projetos – 20 participantes;
  • Gestão estratégica – 10 participantes;
  • Marketing empresarial aplicado – 10 participantes;
  • Vendas de alta performance – 10 participantes;
  • Finanças empresariais – 10 participantes.

Stakeholders e equipe desta iniciativa de universidade corporativa on-line

Stakeholders são pessoas ou organizações envolvidos com o projeto. Eles podem afetar ou serem afetados pelo projeto. A equipe do projeto são stakeholders internos. Os participantes, que usarão a plataforma EAD para assistirem aos cursos, são exemplos de stakeholders externos ao projeto (mesmo sendo internos à organização, eles não trabalham no projeto, apenas são afetados pelos resultados do projeto).

Abaixo um exemplo de stakeholders e seu envolvimento com a iniciativa de universidade corporativa on-line:

Equipe do projeto:

  • Gestor de RH: identifica as necessidades de treinamento e os cursos que devem estar disponíveis na universidade corporativa. Seleciona o fornecedor que melhor atende aos requisitos da empresa;
  • Analista de RH: identifica fornecedores de universidades corporativas e avalia ofertas de cada um.

  Stakeholders do projeto:

  • Empresa fornecedora da plataforma EAD: implantar a plataforma com os cursos de prateleira em até 10 dias úteis; dar manutenção e suporte para questões relacionadas à plataforma;
  • Empresa fornecedora dos cursos: fornecer cursos com videoaulas, material complementar e quizzes, com professores de notório saber;
  • Funcionários da empresa: devem participar dos cursos conforme calendário definido pela empresa;
  • Gestor financeiro: responsável por disponibilizar verba para o projeto e efetuar os pagamentos em dia.

Escopo e prazo macro de implantação da universidade corporativa on-line

O escopo consiste de todas as entregas que devem ser feitas para que a universidade corporativa on-line saia do papel e seja implantada. É a partir do escopo (entregas) que determinamos as atividades, responsáveis e prazos, criando um cronograma do projeto. Abaixo um exemplo do escopo de um projeto de universidade corporativa on-line, bem como a estimativa de prazos.

Abaixo é descrito o escopo geral do projeto, juntamente com os responsáveis e uma estimativa inicial de prazos:

  • Identificar fornecedores de plataforma EAD – Analista de RH – 5 dias
  • Identificar fornecedores de cursos de prateleira prontos – Analista de RH – 5 dias
  • Assistir demonstração da plataforma EAD de cada fornecedor – Analista de RH – 5 dias
  • Experimentar cursos a serem contratados de cada fornecedor – Analista de RH – 5 dias
  • Receber e analisar propostas comerciais de cada fornecedor – Analista e gestor de RH – 5 dias
  • Elaborar planilha comparativa de cada plataforma EAD pesquisada – Analista de RH – 5 dias
  • Elaborar planilha comparativa de cada curso EAD pesquisado – Analista de RH – 5 dias
  • Fechar contrato com fornecedores – Gestor de RH – 5 dias
  • Efetuar o pagamento da primeira parcela da solução – Gestor financeiro – 5 dias
  • Implantar solução de universidade corporativa on-line – Fornecedor da plataforma – 10 dias

Restrições que o projeto de universidade corporativa on-line deve atender

Restrições são limitações e imposições que o projeto de universidade corporativa on-line deve atender. O planejamento do projeto deve atender às restrições colocadas. Abaixo um exemplo de restrições típicas de uma iniciativa de universidade corporativa on-line:

São restrições deste projeto:

  • Os custos anuais por aluno, considerando que ele vá assistir a 5 cursos no ano, não pode ultrapassar R$1.000,00;
  • A universidade corporativa on-line deve ser implantada com todos os cursos de prateleira e matrículas em um prazo máximo de 10 dias após o fechamento do contrato com o fornecedor;
  • Pelo menos 2 fornecedores da plataforma EAD devem ser avaliados;
  • É necessário entrar em contato com pelo menos 2 clientes de cada fornecedor para benchmarking.

Premissas assumidas

Premissas são suposições assumidas pelo projeto. São coisas que a equipe do projeto assume como verdade, mas não tem como controlar. É importante deixar claro quais são as premissas do projeto, pois a equipe depende delas para que o projeto tenha sucesso. Caso as premissas sejam falsas, elas são um risco para a implantação da iniciativa de universidade corporativa on-line.  Abaixo um exemplo de premissas típicas do projeto de universidade corporativa on-line:

São premissas deste projeto:

  • É assumido que o fornecedor da plataforma EAD vai implantar a solução dentro do prazo determinado em contrato;
  • É assumido que os alunos participarão dos treinamentos ativamente;
  • É assumido que o gestor financeiro efetuará os pagamentos de fornecedores em dia.

Riscos de implantação do projeto de universidade corporativa on-line 

Riscos são incertezas associadas a um projeto. Um risco é algo que pode ou não ocorrer. Caso ocorra, pode trazer impactos positivos ou negativos ao projeto. Normalmente lidamos com riscos negativos, que chamamos de ameaças. É importante levantar pelo menos os riscos principais da iniciativa de universidade corporativa on-line, para que seja possível minimizar as ameaças. Abaixo um exemplo de riscos típicos do projeto de universidade corporativa on-line:

São riscos deste projeto:

  • O fornecedor da plataforma EAD atrasa a implantação da solução, gerando impactos negativos nos prazos de treinamento;
  • O custo da solução de treinamento é maior do que esperado, gerando a necessidade de rever escopo ou procurar outro fornecedor;
  • A verba para a solução de universidade corporativa on-line não é liberada a tempo, atrasando o projeto.

Estimativa de custos do projeto de universidade corporativa on-line 

Os custos de uma solução de universidade corporativa on-line dependem de vários fatores:

  • Número de alunos impactados
  • Quantidade e tipos de cursos que cada aluno deve assistir
  • Funcionalidades da plataforma
  • Tipos de cursos a serem ofertados: são cursos específicos que terão que ser produzidos? São cursos genéricos que podem ser adquiridos prontos no mercado?

Além desses fatores, o modelo de cobrança pode variar de fornecedor para fornecedor. Abaixo mostramos uma SIMULAÇÃO de cálculo de custo da solução considerando 50 participantes e os requisitos descritos no exemplo. Os valores usados são fictícios, mas servem para mostrar como é feito o cálculo do custo da solução.

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 Para facilitar seu trabalho, baixe aqui nosso template / guia em Word para criar seu plano de projeto da universidade corporativa de forma mais rápida. Nele você encontrará instruções sobre como preencher, e um exemplo. 

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