Comunicação é o problema mais frequente dos projetos e empreendimentos em geral, e é apontada como um dos principais motivos pelos quais eles falham. Mas o que é comunicação efetiva? Ora, comunicação efetiva é aquela que cumpre com suas funções. E quais seriam essas funções?
Stephen P. Robbins, no livro Comportamento Organizacional, aponta quatro grandes funções da comunicação dentro de um grupo ou organização: controle, motivação, expressão emocional e informação. Essas funções são descritas em mais detalhes logo abaixo.
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Comunicação para controlar
A comunicação funciona para controlar o comportamento de uma equipe de várias formas. Por exemplo, em 2011, o Fantástico mostrou como o famoso traficante de drogas Fernandinho Beira Mar conseguia, de dentro de uma penitenciária de segurança máxima, controlar o tráfico e a lavagem de dinheiro.
A reportagem do Fantástico mostrou que ele controlava todos os detalhes por meio de pequenos bilhetes de papel escritos à caneta. Controlava estoques, faturamento líquido semanal de cada firma, despesas de cada empresa, quem são as pessoas que estão na folha de pagamento e o porquê.
Por meio dos bilhetes ele também dava ordens, exigia obediência e repreendia sua equipe em caso de erros de atuação. Beira Mar dispunha apenas de papel e canela para se comunicar. Todo preso tem direito a escrever cartas e são fornecidos a eles recursos para isso.
As restrições não eram problema
Devido à restrição que tinha de não deixar pessoas não autorizadas verem suas mensagens, seus bilhetes tinham no máximo 6 cm de largura. Além dos recursos para escrever as mensagens, o veículo que ele usava para transportá-las eram as pessoas autorizadas a visitá-lo. Ele tem direito a visitas livres de advogados e 3 horas de visitas sociais por semana. Isso é tudo o que ele tinha, e apenas com isso conseguia controlar seu empreendimento.
Certamente existem falhas na gestão do Fernandinho Beira-Mar, e obviamente esse não é um modelo de negócio que deve ser elogiado, nem mesmo copiado. Mas usamos esse exemplo pelo fato de ele conseguir controlar seu empreendimento com tão poucos recursos de comunicação.
Existem várias pessoas com recursos escassos que conseguem ser bem sucedidas em suas atividades, elaborando formas criativas de usar esses recursos em benefício dos seus objetivos. É dessas situações que podem surgir inovações de processos.
É bom lembrar que a comunicação informal também controla o comportamento. Quando membros de uma equipe implicam ou assediam outro membro que produz demais (e faz o restante do grupo parecer ruim), eles estão, informalmente, comunicando com o comportamento desse membro e o controlando.
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Comunicação para motivar
A comunicação gera motivação quando esclarece para cada membro da equipe o que deve ser feito, quão bem eles estão indo e o que pode ser feito para melhorar o desempenho, se este estiver abaixo do esperado. O planejamento de metas específicas, informação sobre o progresso em direção às metas e o reforço do comportamento desejado estimulam a motivação e requerem comunicação.
Comunicação para expressar emoções
Para muitas pessoas que participam de equipes, sua equipe é fonte básica de interação social. A comunicação que acontece dentro da equipe é um mecanismo fundamental pelo qual seus membros demonstram suas frustrações e sentimentos de satisfação. A comunicação, portanto, proporciona uma liberação para a expressão emocional dos sentimentos e para a satisfação de necessidades sociais.
Comunicação para informar
A função final que a comunicação desempenha relaciona-se ao seu papel de facilitar a tomada de decisão. Ela fornece a informação de que membros da equipe, gerentes de projetos, sponsors e outros precisam para tomar decisões transmitindo os dados para identificar e avaliar as alternativas de escolhas.
Aqui, vale a regra do processamento da informação: se entra lixo, sai lixo. Ou seja, se é usada informação de má qualidade para a tomada de decisão, certamente uma decisão ruim é tomada.
Nenhuma dessas quatro funções deve ser vista como mais importante do que as outras. Para as equipes terem desempenho eficaz, elas precisam manter alguma forma de controle sobre os membros, estimular os membros em relação a desempenho, proporcionar meios para a expressão emocional e fazer escolhas decisórias.
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