Problemas para cumprir prazos de projetos podem ser a causa de grandes frustrações, tanto para profissionais da área quanto para clientes. Muitas vezes, o uso de uma ferramenta simples, como o cronograma, pode minimizar esses desgastes.
O problema é que poucas pessoas têm acesso a ferramentas de cronogramas, ou não sabem como usá-las de forma rápida e eficiente. Não se preocupe, nós estamos aqui para ajudar.
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O que é um cronograma?
Um cronograma é uma ferramenta, um instrumento que nos ajuda a planejar e controlar o prazo de qualquer iniciativa que temos que entregar, seja ela uma festa, uma viagem, um software, a reforma da sua casa ou escritório, um evento profissional (congresso, treinamento), uma campanha de marketing ou qualquer iniciativa que envolva uma ou mais pessoas trabalhando em equipe para executar atividades relacionadas e com um determinado objetivo.
As vantagens do cronograma é que ele nos permite organizar as atividades a serem executadas, estabelecer a ordem de precedência entre elas, adicionar responsáveis às atividades e associar durações a cada atividade. Com isso, a ferramenta calcula as datas de início e término de cada atividade de forma automática dentro de um calendário.
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Passo a passo para criar um cronograma
Criar um cronograma para acompanhar o prazo do seu projeto ou de qualquer iniciativa que você tenha que controlar não é difícil, mas é necessário que se compreenda alguns detalhes para que a ferramenta seja sua aliada na hora de planejar e controlar seus projetos e quaisquer outras iniciativas pequenas. Dessa forma, segue um passo a passo a ser seguido para planejar um cronograma:
1) Antes de mais nada, defina todo o escopo que você deve entregar
O escopo é tudo o que você tem que entregar para cumprir os objetivos do seu projeto. Para facilitar, você pode começar pensando de maneira mais macro e depois ir detalhando. Por exemplo, vai fazer uma festa de formatura? O escopo macro pode incluir: buffet, música, decoração, convites e local da festa. Esse escopo pode ser detalhado até que você se sinta confortável para fazer as estimativas de prazos e alocação de responsabilidades, por exemplo.
2) Liste todas as atividades do cronograma
Cada item do escopo pode ser desmembrado em uma série de atividades do cronograma. Uma atividade é uma ação, que tem um responsável e uma duração.
3) Para cada atividade do cronograma, defina um responsável
Podem existir várias pessoas como executoras de uma mesma atividade. Para efeitos de simplificação, é importante que pelo menos um responsável seja atribuído a cada atividade.
4) Para cada atividade do cronograma, estime a duração
É importante ter em mente que a duração de uma atividade é o tempo (em dias, semanas, meses, etc.) que uma atividade demora para ser executada. A duração de uma atividade depende de vários fatores, como, por exemplo, a quantidade e habilidades das pessoas alocadas a ela.
5) Determine a relação de precedência entre as atividades
Normalmente, as relações entre as atividades são do tipo término-início. Isso quer dizer que a sucessora inicia após a predecessora terminar. Por exemplo, é preciso quebrar o ovo antes de fritar o ovo.
Essas relações são importantes porque impactam nas datas em que as atividades serão executadas.
6) A ferramenta de cronograma calcula as datas de início e término
Existem diversas ferramentas de cronograma no mercado. Normalmente, uma boa ferramenta de cronograma calcula, a partir das informações sobre as atividades, predecessoras, durações e calendário, as datas de início e término de cada atividade. Além disso, exibe as atividades visualmente, em um gráfico chamado Gráfico de Gantt.
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