É muito comum os clientes exigirem “sonho” quando pedem qualquer iniciativa para nós: entregar um projeto com o maior número de requisitos possível, o mais alto grau de qualidade, no menor prazo e orçamento possível. Ou então, quando o projeto está em execução, é comum o cliente pedir uma mudança (aumento de escopo, por exemplo), mas sem que haja impactos em outras áreas, como prazo ou custo. Como devemos atuar nessas situações?
Antes de mais nada, é importante deixar claro que, quando falamos de escopo, prazos, custo, qualidade, etc., estamos falando de restrições do projeto, muitas vezes impostas pelo cliente.
Restrições são imposições, limitações que o projeto deve atender. Todas as vezes que planejamos um projeto, devemos conciliar as diferentes restrições de forma que o Plano do Projeto fique consistente.
Idealmente, o Plano do Projeto deve ser feito de forma colaborativa e, quanto mais os participantes do projeto estiverem envolvidos, menores são as chances de mudanças futuras no plano.
Alterações no plano do projeto durante a execução são inevitáveis na maioria das vezes, devido a novos requisitos que surgem, mudanças de mercado ou organizacionais que impactam no projeto. Muitas vezes não é possível evitar algumas alterações, mas esforços devem ser feitos para minimizá-las.
Minimizando mudanças
O primeiro esforço para minimizar a possibilidade de alterações futuras no plano do projeto é elaborar um plano realista, com a colaboração e concordância de todos de que o plano é factível dentro dos recursos que a organização dispõe para atender aos requisitos de escopo, qualidade e tempo do projeto.
O plano só é realista se ele aborda todos os requisitos do cliente, dentro das restrições impostas no projeto, com os recursos de tempo, pessoas, materiais e dinheiro que dispomos. É bom lembrar que os recursos são sempre escassos, todas as pessoas desse mundo executam projetos com menos recursos do que gostariam para fazê-lo. E temos que lidar com isso.
Abordar e explicitar todos os requisitos do projeto não é tarefa fácil. Primeiro porque ninguém dispõe de tempo para levantar e validar os requisitos. Tampouco de elaborar cronograma, plano de riscos, comunicações, dentre outros.
A ansiedade de começar a executar o projeto é tão grande que muitas vezes o planejamento, que deve ser totalmente norteado pelas necessidades dos clientes, é relegado. Mas espere um pouco. Se um critério que define o sucesso de um projeto é entregar valor, é atender às necessidades do cliente, como sua execução pode ser iniciada antes de determinar essas necessidades? Qual é a justificativa de não termos tempo para levantar requisitos se são justamente eles que nortearão o planejamento de todo projeto?
Se a justificativa é começar o projeto mais rápido, devemos ter em mente que, no momento de levantamento de requisitos, já começamos o projeto. E uma lista incompleta de requisitos gera um plano incompleto e gera, necessariamente, solicitações de mudanças ao longo da execução do mesmo. Quanto mais solicitações de mudanças ao longo da execução, maior será o prazo para finalizar o projeto dentro do escopo, que será constantemente alterado.
Dependendo do momento em que as mudanças forem solicitadas, será necessário retrabalho para atender à solicitação de mudança. Isso vai fazer o projeto custar mais, e gastar mais tempo também, pois atividades que já foram realizadas terão que ser executadas novamente para atender à mudança.
Muitas vezes o levantamento de requisitos e, consequentemente, o planejamento do projeto é desprezado porque um prazo desafiador é imposto pelo cliente durante a contratação do projeto. Mas devemos saber lidar com as restrições do projeto, que estão relacionadas entre si.
Como lidar com as restrições do projeto
Todo projeto deve entregar, a partir de um conjunto de requisitos do cliente, um determinado escopo. Os requisitos são as necessidades, a demanda que o cliente tem em relação ao produto, serviço ou resultado que o projeto deve gerar. E todo projeto possui recursos finitos de pessoas, materiais, máquinas e dinheiro. Conseguimos atender o escopo do projeto dentro da qualidade desejada dos seus resultados com os recursos que dispomos em um determinado prazo. Logo, o escopo, qualidade, custos (relacionados aos recursos) e prazos do projeto estão intimamente relacionados.
Se um escopo é fechado com um grau de qualidade desejado e os custos são controlados, então conseguimos atender a essas três restrições dentro de um determinado prazo. Se o cliente deseja que o prazo seja menor, não há mágica a fazer – teremos que cortar escopo ou reduzir o grau de qualidade de entregas ou aumentar recursos (custos) para conseguir terminar o escopo no prazo menor. É importante salientar que isso pode aumentar os riscos do projeto e trazer um impacto negativo em relação a satisfação do cliente.
Por outro lado, se uma mudança é solicitada por meio de um aumento de escopo, é natural que essa mudança impactará o aumento dos custos do projeto, pois precisaremos de recursos para executar as atividades relacionadas ao escopo dessa mudança.
O prazo do projeto também poderá ser impactado. A não ser que possamos realizar atividades em paralelo ou retirar outra parte do escopo cujos esforços sejam compatíveis com o que estamos adicionando.
Veja que as restrições do projeto estão relacionadas, e é muito difícil alterar uma restrição sem impactar outra. No vídeo abaixo, a consultora e professora Fabiana Bigão explica sobre isso.
Em linhas gerais, a gestão de projetos envolve usar a informação certa no momento certo para tomada de decisão. Se isso não acontecer, corremos o perigo de ter retrabalho por falta de alinhamento de expectativas, requisitos incompletos, falta de comprometimento, trabalhos mal feitos, dentre muitas coisas.
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