Problemas para cumprir prazos de projetos podem ser a causa de grandes frustrações, tanto para profissionais da área quanto para clientes. O que geralmente acontece é que os envolvidos se comprometem com um prazo durante o planejamento, com a expectativa de que não irão conseguir cumprir durante a execução.
Mas por que isso acontece? Será que é possível evitar esse desgaste?
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Os 3 principais motivos de atrasos em projetos
Projetos atrasam quando são planejados em uma data, mas são encerrados em uma data posterior à planejada. Os motivos pelos quais as etapas de execução ultrapassam as datas planejadas do cronograma são variados. Eventualmente, projetos podem atrasar por fatores externos, que a equipe não tem controle. Porém, grande parte dos atrasos ocorrem devido a má condução do projeto. As 3 principais causas de atrasos em projetos são discutidas a seguir.
Planejamento incorreto de pessoas alocadas
Muitos cronogramas de projetos são planejados sem considerar a correta alocação de pessoas às atividades. Quantas vezes você já recebeu cronogramas contendo somente as atividades, sem pessoas alocadas? Quantas vezes você já viu a mesma pessoa da organização alocada, durante o mesmo período, em mais de 2 projetos simultaneamente, sem a menor condição de cumprir sua alocação?
Alguns gestores alocam pessoas às atividades do cronograma sem perguntar a elas suas reais disponibilidades. Por exemplo, se uma pessoa possui somente disponibilidade de 4 horas por dia em um projeto, então a duração de uma atividade de 40 horas não será uma semana (8 horas x 5 dias úteis), e sim 2 semanas (4 horas x 10 dias úteis). Desconsiderar essas informações é o suicídio do projeto em termos de cumprimento de prazos.
Requisitos incompletos
Requisitos são as necessidades do cliente que devem ser atendidas pelo projeto. Por exemplo, se um projeto vai construir um produto, requisitos podem estar associados às funcionalidades do produto, características de desempenho e qualidade, por exemplo. A equipe do projeto deve fazer de tudo para colher os requisitos da melhor maneira possível.
Os requisitos são a base da definição do escopo do projeto. O escopo são as entregas do projeto, é tudo o que vai ser feito pela equipe do projeto para atender aos requisitos. Se os requisitos estão imprecisos ou incompletos, é muito provável que o escopo também fique incompleto.
O problema de requisitos incompletos é que, mais cedo ou mais tarde, eles acabam aparecendo. E, quando esses novos requisitos aparecem, necessariamante o escopo aumenta e, consequentemente, o prazo do projeto para atender a esses requisitos também aumenta.
Existem projetos em que os requisitos são desconhecidos em detalhes nas etapas iniciais. Uma forma aceitável de tratar essa situação é definir um escopo de alto nível (sem detalhamento), e fazer uma estimativa de prazos sem muita precisão no início. Essas informações devem estar bem esclarecidas junto ao cliente. Quando o projeto evoluir e novas informações sobre requisitos ficarem disponíveis, as estimativas de prazos e o cronograma detalhado podem ser revistos continuamente.
E se o cliente insistir em uma estimativa precisa de prazos do projeto, mesmo sem ter fornecido requisitos em nível de detalhe suficiente para que nós façamos nossa parte? Bem, nesse caso cabe explicar ao cliente que aqui vale a mesma regra do processamento de dados: se entra lixo, sai lixo.
Trocando em miúdos, se o cliente só consegue fornecer informações de baixa precisão sobre requisitos, então as estimativas também terão baixa precisão. Temos que aprender a lidar com essa situação revisando continuamente as informações que surgem para atualizar tanto o cronograma quanto o planejamento geral do projeto.
Riscos mal gerenciados
Todo projeto possui riscos. Riscos são incertezas, algo que pode ou não ocorrer com os projetos. Caso os riscos ocorram, eles podem trazer impactos positivos ou negativos. Riscos com impactos negativos são comumente chamados de ameaças.
Os riscos dos projetos devem ser tratados de forma proativa. Ou seja, eles devem ser identificados antes de ocorrerem e devemos pensar em ações para reduzir as ameaças ou ações de contingência, para tratar dos riscos caso ocorram. Quando não fazemos a gestão dos riscos de um projeto, deixamos de agir de forma proativa e passamos a lidar com problemas à medida que ocorrem.
Ou seja, passamos ser apagadores de incêndio. Lidar com problemas à medida que ocorrem não é boa prática e necessariamente faz com que os projetos gastem mais tempo do que tratar riscos de forma proativa.
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5 ações importantes para reduzir as chances de atrasos em projetos
Existem uma série de pequenas ações de gestão de projetos que, quando executadas de forma conjunta, minimizam significativamente as possibilidades de atrasos em projetos. Elas não precisam acontecer necessariamente nesta ordem. Elas são descritas a seguir.
1) Inicie o projeto formalmente
Iniciar o projeto formalmente significa informar a todos os envolvidos que o projeto começou, e repassar as principais informações do projeto. Os principais requisitos do projeto, bem como riscos, já podem começar a ser identificados nessa etapa.
2) Identifique todos os stakeholders (envolvidos) externos ao projeto
Stakeholders são pessoas ou áreas que podem afetar ou serem afetados pelo projeto. Muitos stakeholders detêm os requisitos do projeto. Logo, o quanto antes você identificar a maior parte dos stakeholders, mais cedo você coletará os requisitos do projeto e menores são as chances de mudanças futuras.
3) Dedique um tempo para levantar os requisitos junto ao cliente
Os requisitos são a base do escopo do projeto (o que o projeto deve fazer) e, consequentemente, a base de todo cronograma. Se os requisitos são incompletos, o cronograma também ficará incompleto. No futuro, certamente esses requisitos aparecerão e isso ocasionará em alteração do cronograma, acarretando aumento do prazo do projeto.
Dica importante: converse com os envolvidos sobre os requisitos, faça um documento com anotações sobre o que você compreendeu e depois valide o que você anotou com os envolvidos, minimizando mal entendidos.
4) Após planejar o projeto, valide o cronograma com todos os envolvidos antes da execução
É importante ter em mente que o cronograma do projeto é apenas um item dentre uma série de itens que podem compor o planejamento. Talvez ele seja considerado um dos itens mais importantes.
O cronograma geralmente envolve informações sobre pessoas alocadas, datas, dependências entre atividades, entre outras. Lembre-se de que as pessoas alocadas ao projeto podem ter inúmeros outros compromissos. Logo, validar com elas sobre as atividades em que estão alocadas, datas e durações é importante para obter comprometimento dessas pessoas.
5) Monitore o projeto continuamente junto à equipe durante a execução
O monitoramento junto à equipe é algo que deve ser feito frequentemente e tem como objetivo rever as atividades que foram feitas no último período, obter comprometimento sobre as atividades que serão realizadas no próximo período, conversar sobre riscos concretizados, mudança de status de riscos, identificar e diligenciar problemas, verificar andamento de entregas, etc.
É um momento importante de integração da equipe e ajuda a manter o projeto no rumo. Isso porque possibilita prever e agir sobre problemas de forma antecipada, bem como diligenciar problemas logo que ocorrem, reduzindo as chances do efeito bola de neve.
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O que fazer para resolver um projeto que atrasou?
Bem, se você já sabe que o projeto não terminará no prazo esperado pelo cliente, a última coisa que você deve fazer é esconder essa informação. Se você fizer isso, a única coisa que conseguirá é provocar a ira do seu cliente e manchar a sua reputação. E reputação é igual a virgindade: perdeu, está perdida, não tem segunda safra!
Dessa forma, sua melhor atitude é reportar ao cliente o quanto antes. Mas ninguém gosta de receber problema sem alternativas de solução, não é mesmo? Logo, reflita e elabore não apenas as causas do atraso no projeto, mas pense em alternativas para minimizar os danos, bem como as consequências.
Se você adotou as 5 ações de gestão de projetos para reduzir as chances que um projeto se atrase, então você deve estar acompanhando seu projeto periodicamente junto à equipe. Isso é ótimo para não ser pego de surpresa, você já mantém um histórico do seu projeto e sabe exatamente o que tem acontecido que gerou o atraso. Logo, o primeiro passo, a identificação das causas, já está resolvido.
Para resolver a situação do atraso, existem diversas alternativas e a escolha da melhor depende muito do projeto em questão. Qual é a principal restrição do projeto: é o prazo, ou será que existe alguma flexibilidade? Todo o escopo deve ser entregue naquele prazo? O grau de qualidade de alguma entrega pode ser reduzido para reduzir o prazo das próximas entregas? Quais são os riscos?
Às vezes, uma parte do escopo do projeto tem prioridade tão baixa que o cliente aceita simplesmente retirar essa parte. Ou, então, parte do escopo pode ser entregue em um prazo estendido, desde que a parte prioritária seja entregue antes. O contexto do projeto pode ter mudado e uma extensão do prazo pode não ser um problema.
Mas, o mais importante, é reportar ao cliente em um dos marcos de monitoramento do projeto, o quanto antes, de forma que o cliente conheça as causas e alternativas, para que tenha a chance de fazer escolhas ANTES que o final do projeto se aproxime.
Veja que as restrições do projeto estão relacionadas, e é muito difícil alterar uma restrição sem impactar outra.
No vídeo abaixo, a consultora e professora Fabiana Bigão explica sobre isso.
Em linhas gerais, a gestão de projetos envolve usar a informação certa no momento certo para tomada de decisão. Se isso não acontecer, corremos o perigo de ter retrabalho por falta de alinhamento de expectativas, requisitos incompletos, falta de comprometimento, trabalhos mal feitos, dentre muitas coisas.
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