Todas as pessoas participam ou gerenciam projetos, mesmo sem ter cargo de gestor de projetos. Uma festa de grande porte, um seminário, um programa de treinamento, uma longa viagem, um software, um projeto de engenharia, a reestruturação do escritório, um trabalho de escola mais complexo, o casamento – todos são exemplos de projetos que as pessoas se vêem envolvidas no dia a dia.
O problema é que muitas não têm consciência de que estão gerenciando projetos, e desconhecem quais são as principais ações de gestão que devem executar para aumentar as chances de sucesso.
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As principais dificuldades em projetos
Responda com honestidade: você já precisou de ajuda em alguma dessas questões?
- Como estimar um projeto de forma mais segura?
- Como planejar um projeto de maneira consistente, considerando os requisitos, escopo, prazos, riscos, pessoas, custos, tudo de forma integrada?
- Como aumentar a probabilidade de entregar um projeto com sucesso, que atenda às expectativas dos envolvidos?
- Como explicar e provar para o cliente (ou para o seu gestor) que não é possível terminar o projeto no prazo/custo imposto por ele?
- Como explicar ao cliente (ou para o seu gestor) as consequências de mudanças solicitadas nos projetos?
- Como lidar com problemas que surgem durante a execução do projeto?
- Como acompanhar um projeto de um jeito mais simples junto à equipe e ao cliente, mostrando os resultados alcançados?
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A boa gestão de um projeto
Todas essas questões fazem parte da gestão de um projeto. Gerenciar um projeto envolve tomar uma série de ações ao longo de toda vida do projeto com o objetivo de planejar o que vai ser feito e acompanhar como está sendo executado.
Muitas dessas ações não são complexas. Aliás, para muitos projetos de pequeno e médio porte, as ações de gestão do projeto não são complexas. Mas a gestão de projetos precisa de rituais próprios para que não percamos o controle. Isso significa planejar adequadamente (não necessariamente com riqueza de detalhes) e monitorar incansavelmente.
Em linhas gerais, a gestão de projetos envolve usar a informação certa no momento certo para tomada de decisão. Se isso não acontecer, corremos o perigo de ter retrabalho por falta de alinhamento de expectativas, requisitos incompletos, falta de comprometimento, trabalhos mal feitos, dentre muitas coisas.
A animação PM STORY
Gostamos de explicar como gerenciar um projeto na prática usando a PM Story, que é a animação mais popular e mais usada nas escolas para explicar o que acontece com um projeto típico do início ao fim, gerenciado pela personagem Fabig.
Vamos mostrar o vídeo da animação, e logo depois explicamos brevemente as principais ações de gestão de projetos, baseado nesta animação. Você também pode baixar nosso e-book que explica de forma mais completa a gestão de projetos clicando aqui.
Essas ações são genéricas e podem ser adaptadas e aplicadas em vários contextos. É claro que projetos mais complexos demandam mais ações, ou até mesmo ações mais sofisticadas. Nosso objetivo é explicar, em linhas gerais, o que deve ser feito para gerenciar um projeto.
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Quais são as principais ações de gestão de projetos mostradas na PM Story?
Abertura do projeto
Normalmente, na abertura do projeto, sua justificativa, objetivo (delimitado no tempo) e benefícios esperados são apresentados a todos. Os projetos em geral são selecionados e executados para atender uma demanda ou necessidade da empresa. Ou seja, todo projeto deve ter uma justificativa, a motivação para que ele seja iniciado.
Se um projeto não possui justificativa clara, existe uma grande chance de ser cancelado futuramente, ou sua prioridade ser reduzida diante de outras demandas da organização. A abertura do projeto pode acontecer de diversas formas: reunião, e-mail, apresentação formal, etc.
Identificação de stakeholders
Antes de acontecer a reunião formal de abertura, a Fabig procurou saber quais pessoas e áreas estariam envolvidas, podendo afetar ou serem afetadas pelo projeto. Como o projeto significa mudança, é necessário que o gerente de projetos tenha a capacidade de lidar com aspectos humanos e comportamentais envolvidos com a mudança.
O benefício de qualquer iniciativa nova implantada nas organizações não se dá apenas pela implementação técnica, mas também pelo seu pleno uso. Para que se atinja esse objetivo, é necessário trabalhar também as pessoas envolvidas com a mudança.
Planejamento do projeto
O plano formal e descritivo do projeto foi elaborado pela Fabig com a ajuda do Lopes, de informações históricas e com a ajuda de todos os envolvidos para definir o escopo, cronograma, responsabilidades, riscos, comunicações, entre outras informações relevantes. O plano integrado, com todas as informações consistentes entre si, só ficou pronto após uma série de interações e validações com pessoas diferentes.
O envolvimento de todos os interessados no projeto nos processos de planejamento cria um ambiente propício à contribuição de todos, com seus diferentes pontos de vista, suas diferentes experiências e expectativas, gerando criação a partir das diferenças.
Cabe ressaltar que algumas atividades de planejamento foram executadas durante a etapa inicial do projeto, desde o momento em que a Fabig conversa com o Lopes e especialmente durante a reunião de abertura formal, quando o PM Canvas do projeto foi desenvolvido.
Como o projeto tinha uma complexidade que não podia ser ignorada, com uma equipe de treze pessoas / áreas, dentre as quais alguns opositores dentro da organização, muitos fornecedores externos e praticamente todos fora da área de influência da Fabig, ela optou por desenvolver documentação formal e detalhada que a auxiliasse a monitorar o projeto durante a execução.
Você pode conferir como aconteceu de forma mais detalhada o planejamento do projeto no nosso e-book clicando aqui.
A reunião de kick-off
Ao final do planejamento do projeto, a reunião de kick-off deve ser feita. A reunião de kick-off ocorre antes da execução do projeto. Nesse momento, toda equipe é mobilizada para rever o plano e se comprometer com ele. Como muitos se envolveram durante o planejamento, o kick-off da PM Story foi rápido. Durante essa reunião, alguns detalhes do projeto integrado ainda podem ser repassados e novas informações que podem levar ao replanejamento podem ser levantadas.
Execução e monitoramento do projeto
Na execução do projeto, grande parte dos esforços partem da equipe, que executa atividades de construção do produto, desenvolvimento do serviço ou resultado a que o projeto pretende. Durante essa etapa, o gerente do projeto tem a responsabilidade de mobilizar e gerenciar a equipe e o trabalho do projeto, bem como cuidar da comunicação e manter as expectativas dos envolvidos alinhadas.
Durante a execução, a Fabig monitorava as atividades e problemas do projeto junto à equipe e reportava, em marcos específicos, o desempenho do projeto junto ao presidente.
O monitoramento das atividades junto à equipe tratava de questões do dia-a-dia do projeto, de verificação do cumprimento das atividades do cronograma, dos porquês do não cumprimento, da resolução do problemas que surgiam, da verificação dos riscos, do estabelecimento de planos de ações.
No contexto da PM Story, esse acompanhamento acontecia semanalmente. Nesses momentos, o projeto era “regado”, cuidado nos detalhes, a grama aparada, as flores podadas. Questões miúdas são tratadas aqui junto a quem estava trabalhando nas atividades e entregas do projeto.
O acompanhamento de marcos junto ao presidente era diferente. Ele acontecia em momentos mais espaçados e tratava principalmente de verificar se as entregas planejadas para o marco foram feitas, além de fornecer uma informação geral da situação do projeto. Nesse acompanhamento de marcos, além de verificar as entregas, pode-se fazer uma análise da viabilidade do projeto continuar.
Além das atividades de monitoramento e report do projeto, durante a execução, também é importante controlar as mudanças que possam surgir no projeto.
Encerramento do projeto
Apesar de muitos projetos serem abandonados ao invés de finalizados, muitas ações pertinentes acontecem nessa etapa do projeto:
- Aceitação formal do cliente ou patrocinador.
- Documentação das lições aprendidas.
- Arquivamento de todos os documentos relevantes.
- Revisão pós-projeto.
- Registro dos impactos da adequação de qualquer processo.
- Aplicação das atualizações apropriadas aos ativos de processos organizacionais.
- Encerramento das aquisições.
Além disso, todas as pendências devem ter sido resolvidas, os recursos formalmente liberados e o encerramento formalmente comunicado.
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