Como fazer o planejamento de um projeto com poucas informações?

Muitas vezes temos que iniciar o planejamento de um projeto com poucas informações a respeito dele. Isso pode acontecer por diversos motivos. Um deles é o cliente não ter certeza do que deseja, ou seja, os requisitos são incompletos. Projetos de inovação muitas vezes começam com pouquíssimas informações sobre o que exatamente deve ser feito. As informações vão surgindo à medida que o projeto progride.

O problema dessa situação é que o cliente, nas fases iniciais do projeto, deseja conhecer o planejamento, quanto tempo vai gastar e qual é o orçamento do projeto. Ora, se existem poucas informações a respeito dos requisitos, como devemos proceder neste caso? O planejamento iterativo e incremental pode ajudar.

Iterativo e incremental

Iterativo significa feito por etapas, por fases. Atenção: a palavra é iterativo e não interativo. Este último faz referência à interação, interatividade. Incremental significa que, a cada fase, um incremento do projeto é desenvolvido.

Mas como fazer uma estimativa inicial neste caso? Bem, a regra é a mesma do processamento de informações: se entra informação de baixa qualidade, sai um planejamento de baixa qualidade. Ou seja, um plano com margens de erro altas. Suponha que você tenha que viajar de Belo Horizonte para Rio de Janeiro à noite, e que você esteja bastante acostumado com essa viagem. Logo, já possui informações sobre a distância e a estrada (onde é duplicada, quantos pedágios existem). Dependendo do período da viagem (véspera de feriado, fim de semana normal, dia de semana) e de quem está no carro (criança, idosos, somente adultos), é possível fazer uma estimativa de tempo de chegada. Porém, você sabe que essa estimativa tem uma margem de erros (como toda estimativa). À medida que você dirige pela estrada, você tem condições de verificar se tem buracos, como está o movimento de caminhões, se está chovendo, dentre outros. Dessa forma, só é possível conhecer em detalhes e atualizar as estimativas durante o percurso.

A figura abaixo ilustra de forma simples esse tipo de planejamento. A pessoa tem uma ideia aproximada do que deve ser feito no projeto. Com isso, a primeira imagem é apenas um “borrão”, um esboço do que deve ser desenvolvido. A segunda imagem mostra que os itens mais importantes a serem desenvolvidos são priorizados, detalhados e desenvolvidos na próxima iteração. Esse processo continua até terminar todas as iterações do projeto. Veja que essa filosofia pressupõe menos esforço no planejamento, mas o monitoramento e controle do projeto deve ser incansável de forma que seja possível atualizar as informações à medida que o projeto progride. Alguns métodos ágeis usam essa filosofia. No Scrum, por exemplo, ao final de cada iteração (que eles chamam de sprint), um incremento do produto em funcionamento é gerado.

Mais sobre planejamento

Ao realizar o planejamento e gerenciamento do seu projeto, é importante saber que tipo de projeto estamos tratando. Se ele possuir poucas informações no início, isso não nos exime de planejá-lo. Nós apenas temos que mudar um pouco a forma de olhar o projeto. Falamos mais sobre como planejar um projeto no artigo que você pode acessar aqui. O vídeo abaixo fala mais sobre esse assunto.

Em linhas gerais, a gestão de projetos envolve usar a informação certa no momento certo para tomada de decisão. Se isso não acontecer, corremos o perigo de ter retrabalho por falta de alinhamento de expectativas, requisitos incompletos, falta de comprometimento, trabalhos mal feitos, dentre muitas coisas. Se você tiver interesse em se aprofundar sobre planejamento, mudanças e restrições em projetos, bem como sobre gestão de projetos em geral, baixe nosso e-book aqui.

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