Como planejar um projeto em 13 passos

Dependendo do seu projeto, o planejamento não precisa ser trabalhoso e nem gerar uma documentação muito grande. Neste post apresentamos o Project Model Canvas, uma ferramenta que permite planejar o projeto em uma única folha.

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O brasileiro costuma ser um povo muito fazedor. Certa vez, um colega especialista em gestão de projetos, José Finocchio, disse que o brasileiro sofre de uma patologia chamada IVONSAF: irresistível vontade de sair fazendo.

O problema dessa abordagem é que normalmente gasta-se muito mais tempo e dinheiro fazendo as coisas sem planejamento, e depois temos que voltar para refazer alguma parte.

Dependendo do tamanho e da complexidade do projeto, é possível fazer um planejamento que dê uma boa visão de qual caminho deve ser seguido para executar o projeto, mas sem gastar tanto esforço com o planejamento.

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O PM Canvas

Uma das ferramentas muito usadas em diversas empresas do Brasil para o planejamento do projeto é o Project Model Canvas, que tem se mostrado um recurso amplamente aceito, tanto nas aulas quanto nas empresas. O PM Canvas contém as informações essenciais para compreender a lógica de qualquer projeto.

Canvas significa tela. O PM Canvas é uma grande tela onde as informações do projeto são inseridas, em uma única página. Uma vantagem dessa ferramenta é o fato de usar recursos visuais para representar as informações. E cada informação presente no PM Canvas está localizada de forma que torna mais fácil compreender seu significado e verificar sua consistência.

Normalmente as informações no PM Canvas são inseridas de forma colaborativa – por todos que estão envolvidos com o projeto – usando post-its. As informações no PM Canvas estão dispostas de forma a responder a 5 perguntas fundamentais que toda nova iniciativa deve responder: por que, o que, quem, como, quando e quanto.

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As 13 informações para planejar um projeto

A seguir apresentamos os 13 passos com informações essenciais que compõem o PM Canvas e devem ser usadas para entender a lógica de qualquer projeto, bem como para planejar o projeto de forma clara e sem muito esforço.

Justificativa

A justificativa do seu projeto consiste dos problemas, oportunidades ou demandas não atendidas que existem hoje. Ao cumprir com seu objetivo, a ideia é que a organização saia dessa situação atual e vá para uma situação futura com os benefícios gerados pelos resultados do projeto.

Objetivo SMART

Objetivo é uma palavra que todo mundo entende. É aquilo que se deseja atingir. O que se pretende fazer, em linhas gerais. Um objetivo SMART normalmente começa com um verbo, contém descritores que tornam seu conteúdo bem específico, deve ser atingível pela empresa, ter algum número que possa ser medido ao final do projeto. Também costumamos colocar uma expectativa de tempo máximo para ser concluído.

Benefícios

Os benefícios são os ganhos que seu projeto vai trazer após atingir seu objetivo. Normalmente associados a aumento de coisas boas ou redução de coisas ruins. Tome cuidado na redação dos benefícios.

Por exemplo, “automatização dos cálculos de juros” não é um benefício, é algo que o projeto vai fazer. O benefício é o ganho que o projeto vai oferecer com a automação – redução do tempo de processamento, redução de erros de cálculos, etc.

Produto

Consiste do resultado do projeto. O que o demandante, o usuário, o cliente deseja ter depois que o projeto for concluído. Lembre-se que estamos no início do projeto, mas mesmo assim o cliente deve saber o resultado que deseja, não é mesmo? O produto é a descrição resumida do resultado do projeto. Enquanto que o objetivo SMART é um verbo – o que se pretende atingir – o Produto é um substantivo.

Requisitos

Os requisitos são as características que o cliente, usuário, stakeholders impactados ou demandante do projeto desejam ou necessitam em relação ao produto do projeto. Podem ser características relacionadas à qualidade, tamanho, forma, funcionalidade, desempenho, confiabilidade, etc.

Os requisitos estão relacionados a detalhes. Por isso, na iniciação do projeto, e até mesmo durante o planejamento, é muito difícil o cliente conhecer a totalidade dos requisitos em relação aos resultados do projeto. Assim, muitas vezes, os requisitos somente são refinados ao longo do projeto.

Stakeholders ou fatores externos

Os stakeholders externos são aquelas pessoas que não realizam nenhuma entrega do projeto, ou seja, não fazem parte da equipe. Mas detém requisitos e restrições. E, principalmente, muitas premissas do projeto estão associadas a eles.

O Project Model Canvas (PM Canvas) também sugere colocar nessa seção os fatores externos, como, por exemplo, o clima, que pode gerar tempestades, e está fora do nosso gerenciamento. Uma entidade também pode ser considerada um fator externo como, por exemplo, o condomínio onde a casa será construída.

Equipe

A equipe é o conjunto de pessoas, ou papeis, que irão trabalhar para desenvolver o produto, serviço ou resultado do projeto. Certamente, no início do projeto, temos apenas um esboço, um borrão do que deve ser feito. Então é bem provável que essa seção do PMC fique incompleta.

Mas se você está desenvolvendo um projeto semelhante a um que costuma fazer com regularidade e sua equipe é estável, é possível que fique mais fácil associar pessoas à equipe. Por outro lado, se o projeto é algo com muita dose de incerteza e a equipe está fora do seu controle, então tente pelo menos inserir os nomes das áreas ou papéis que terão alguma responsabilidade no projeto.

Premissas

Premissas são todas as coisas que assumimos como verdadeiras no projeto, mas não temos como garantir. É tudo aquilo que achamos que vai acontecer. São suposições. Nós contamos com as premissas para planejar o projeto. Elas podem ser geradoras de riscos uma vez que podem deixar de ser verdade a qualquer momento.

Por isso devem ser documentadas e constantemente monitoradas. Geralmente as premissas estão associadas aos stakeholders externos, e eles devem estar cientes delas e se comprometerem com elas.

Por exemplo, á assumido que o patrocinador do projeto proverá os recursos financeiros nos meses planejados. Não temos como garantir que isso vai acontecer, não temos como forçar o patrocinador a fazer isso. Se essa premissa deixar de ser verdadeira, o projeto ficará sem recursos financeiros, e isso trará impactos negativos.

Restrições

Restrições são imposições que o projeto deve atender, são limitações. Normalmente, associadas a prazo, custo, equipe, forma de trabalho. Por que seu projeto não pode terminar antes? Porque ele possui restrições. Por que ele não pode custar menos? Porque as restrições existem.

Entregas

As entregas dizem respeito àquilo que a equipe vai produzir para ter o produto. O conjunto de entregas é o escopo do projeto. Pense no produto como um grande quebra-cabeças. Cada peça do quebra-cabeças é uma entrega.

Riscos

Riscos, no PM Canvas, são aquelas incertezas que estão “na cara”, que podem trazer maior impacto ou com maior probabilidade de acontecer. Você é um organizador de congresso? Então deve morrer de medo de um palestrante faltar devido ao atraso do voo ou do equipamento de áudio falhar no momento da palestra. 

Quem tem experiência com construção de casas de campo também sabe que as constantes faltas da equipe, erros de fornecedores e atrasos devido a fatores climáticos são coisas comuns de acontecer. Logo, registramos nessa seção do PM Canvas apenas aquelas incertezas com mais chances de ocorrer. Ou então aquelas que, caso ocorram, provoquem maior impacto.

Linha do tempo

A ideia da linha do tempo do PM Canvas não é fornecer um prazo, mas sim dar uma ideia da relação de precedência entre as principais entregas e uma relação de duração entre elas. Para isso, o quadro da linha do tempo é dividido em 4 partes no lado direito. Para cada entrega, que deve estar disposta no PM Canvas na vertical, uma abaixo da outra, marque à direita a quantidade relativa de tempo necessária para realizá-la.

Custo

Pense em um carro popular. Um carro zero km, com ar condicionado e trava elétrica. Independente da marca, cerca de quantos reais eu deveria gastar nos dias de hoje (2018) para comprar um?

Provavelmente você me dirá que deve ser entre 35 e 40 mil reais.Veja que eu quase não forneci dado nenhum, mas temos informações de mercado para dar uma primeira estimativa de alto nível. Essa é a ideia da seção de custos. Se desejar, você pode fazer uma estimativa por entrega.

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